ワークフローの導入目的   no comments

Posted at 2:02 am in

企業において紙ベースの申請書、稟議書は人間が運ぶしかありません。出張、外出して承認が遅れるなんてことも珍しくありません。稟議書が遅れることで経営層の判断が遅れるなんてこともあるのです。ワークフローはそんな紙ベースの書類の流れを電子化して、企業の経営判断、申請書の流れをスピードアップさせるのです。ワークフローは現在の書類の流れを単に電子化すことが目的ではありません。複雑化した業務を見直し、業務を簡素化することが目的なのです。簡素化した業務になることで業務全体がスピードアップします。簡素化した業務をワークフロー化することでシステムの導入も楽になるのです。業務の簡素化だけでなく、組織も見直すこともスピードアップにつながるのです。システム化することが目的ではなく、企業の組織、業務を改善することが本当の目的なのです。

ワークフローの導入効果

企業にはいろんな申請書、稟議書があります。通常、紙ベースであるため、人が運ばなくてはいけません。離れた事業所間では郵便、ファックスなどで行なうので、時間がかかってしまいます。そのため、稟議書のような経営層の判断を必要とする書類では出張していたりしてなかなか審査が進まないなどということも珍しくありません。ワークフローはそのような問題を解決するために稟議書、申請書を電子化し、メールの機能を利用してスピードアップさせるのです。メールですので、モバイルのパソコンがあれば、出張先、外出先でも審査、承認が進みます。書類が滞ることも少なく、書類の進捗も確認できます。そのため、書類の申請がスピードアップできますし、その後の文書管理もすべて電子化できるのです。稟議書もスピードアップすることで企業の経営判断が早くなります。

ワークフローの本当の効果

大企業において、回覧される書類、稟議書はたくさんあります。離れている事業所間ではファックス、郵送などで送付したりしておりました。ワークフローを導入することで紙ベースの書類が電子化され、申請から承認までが人手を介することが少なくなりました。しかし、ワークフローシステムの本当の目的は単なる書類の電子化ではありません。複雑な組織、書類の回覧経路のままでは書類を電子化しても思ったほどの効果は得られません。組織を見直し、書類の回覧経路を見直すことこそこのシステムの本当の目的なのです。複雑な組織、意思、命令系統を見直し、簡素化した組織にすることが大切なのです。また、書類自体を見直し、入力内容を少なくしたり、審査、承認者を少なくするなどして複雑な業務ルールの存在をなくすことが企業の合理化、本当のリストラとなるのです。

Written by admin on 9月 3rd, 2014

Leave a Reply

*

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)